Передача документов в государственные архивы
Практически каждая компания на определенных этапах своей деятельности сталкивается с необходимостью передавать документы в государственные архивные фонды. Сегодня мы расскажем о том, как подготовиться к этой процедуре и как именно она проходит.
При подготовке этого текста мы опирались на информацию компании «Первый городской архив» – одного из лидеров в этой отрасли, работающего в Санкт-Петербурге, сама статья лежит здесь.
Причины передачи бумаг в государственные архивы
Самой популярной причиной, по которой компаниям может потребоваться передавать бумаги в государственные архивные фонды, становится ликвидация фирмы и ее банкротство.
В этом случае все бумаги по личному составу организации должны быть переданы в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга.
Однако бывают и другие причины. По какой из них вам бы не пришлось взаимодействовать с государственными архивами, помните, что для того, чтобы передача бумаг прошла быстро и без проблем, очень важно правильно обработать их. Если вы не уверены в своих силах, лучше обратиться к профессионалам.
Как происходит подготовка документов
Государственные архивы предъявляют очень строгие требования к обработке документов, которые передают им. Поэтому те, кто начинает обработку должны быть хорошо знакомы с законодательством нашей страны, а также с постановлениями и правилами в области архивного дела, в особенности с «Основными правилами работы архивов организаций», утвержденными Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.
При ликвидации компании архивной обработке подлежат все документы по личному составу организации: приказы о приеме, переводе, поощрении, увольнении и т.д., трудовые договоры и договоры подряда, личные карточки, расчетные ведомости и лицевые счета.
Кроме того, ряд бумаг потребуется для оформления научно-справочного аппарата. Стоит подготовить уставы, решения и протоколы о создании, переименовании, ликвидации компании, свидетельства ИНН, КПП, ОГРН и т.д.
Сама процедура обработки документов и их подготовке к передаче в государственные архивные фонды описана в вышеуказанных правилах.
Процесс передачи бумаг
Взаимодействие с государственными архивами требует опыта и четкого понимания их работы, потому что они делают все в строгом соответствии букве закона и требуют, чтобы оформление бумаг и процесс их передачи в архивы соответствовал требованиям законодательства.
«Первый городской архив», на чьи рекомендации мы опирались при написании этого текста, имеет большой опыт работы с гос.архивами, поэтому подготовит и передаст им ваши документы быстро, качественно и эффективно. Вы можете прочитать о компании, ее услугах и расценках на официальном сайте ПГА.
